Gå til hovedinnhold

Betaling av utdanningsavgifter

info
  • ⏪ Ikke validert: Prosessen er ennå ikke validert/standardisert. Siden viser enten: 1) Dokumentasjon av gjeldende praksis; 2) En prosess som er identifisert, men ikke dokumentert. 3) Prosessen er under vurdering.
  • Prosessen skal vurderes i produktrådet.

Prosessmål​

Formålet med betalingsprosessen er at riktige studenter, eller søkere, får riktige betalingskrav og enkelt kan betale disse, slik at lærestedene og andre aktuelle mottagere, får innbetalt de midlene de skal ha. Vi skiller i hovedsak mellom to ulike avgiftstyper:

  • Utdanningsavgifter: Avgifter som påvirker studierett eller utdanningsløp (semesteravgift og egenbetaling for utdanning som studieavgift og eksamensavgift)
  • Utdanningsrelaterte avgifter: Avgifter som ikke påvirker studierett eller utdanningsløp, og dermed er irrelevante for studieadministrasjonen, men som allikevel kan være viktige for studenten i relasjon til lærestedet (kopinoravgift, frivillige bidrag, kopi- og utskriftsavgifter, betaling for studentkort)

Det er kun den første kategorien som er relevant for studieadministrasjonen og hvor data både hentes inn og distribueres fra ulike studieadministrative prosesser. I den andre kategorien så leverer studieadministrative prosesser fra seg data om utdanningstilbud og studenter, så studenter kan få riktige betalingskrav, men studieadministrasjonen har ingen videre oppfølging av data fra disse innbetalingene.

Prosessmodell​

Betaling av utdanningsavgifter​

Loading BPMN diagram...
💡 Mouse wheel to zoom, drag to pan, click elements to highlight

Beskrivelse​

Prosessen flyter mellom tre hovedaktører: studieadministrasjon, økonomi og student. Prosessen starter hos studieadministrasjonen, men er i hovedsak en interaksjonsprosess mellom student og økonomi, hvor studieadministrasjonen i noen tilfeller har behov for data tilbake. Vi begynner med prosessen fra lærestedets side, og går over til studentens side etterpå. Merk at begrepsbruken er under diskusjon: økonomi eller regnskap?

Lærested - studieadministrasjon og økonomi​

Merk: vi forsøker å si noe om ansvarsfordeling for datagenerering og flyt, ikke hvem som skal gjøre hva ved de ulike lærestedene.

Oppdatere data om hvem som skal betale hva​

Når studieadministrasjonen vet hvilke søkere eller studenter som skal ha delta på hvilke utdanningstilbud, så sendes informasjon om dette fortløpende til økonomi gjennom en tjeneste som hovedsakelig dreier seg om hvem som har fått tildelt studierett på et utdanningstilbud (nye studenter på x), og hvem som fortsatt har studierett på et utdanningstilbud (studenter på x), hvilke avgifter som gjelder disse og hvilke tidsfrister som er knyttet til dem. Eksempelvis kan det være snakk om søkere til eller studenter på ett emne som skal betale studieavgift innen en gitt tidsfrist, eller det kan være snakk om nye studenter på ett program som skal betale semesteravgift for første gang.
Det kan i noen tilfeller være at søkere ikke får tildelt studierett før de har betalt en avgift, og hvor betalingskrav dermed rettes til søkere med tilbud på aktuelle utdanningstilbud. Studieadministrasjonen venter så på å få tilbake informasjon om de enkelte studentenes betalinger. Dersom det er snakk om betalinger som påvirker deres studierett eller muligheter i utdanningsløpet.

Motta melding om å opprette betalingskrav for søker- og studentgrupper​

Økonomi mottar melding om hvem som skal betale for hvilke utdanninger innen hvilke frister fra studieadministrasjonen.

Nye kundeforhold? (gateway)​

Dersom det er nye studenter som skal motta betalingskrav, så må disse opprettes som kunder ved lærestedet før de kan motta betalingskrav.

Opprett betalingskrav​

Økonomi oppretter ulike avgiftskrav med betalingsfrist til aktuelle studenter og søkere. Så snart betalingskravet er opprettet, sendes det til studenten.

Inntektsføre betalingskrav​

For at lærestedet skal følge regnskapsloven, må betalingskravet inntektsfores så snart det er kjent. jfr. Regnskapsloven kap 4 - grunnleggende regnskapsprinsipper og god regnskapskikk MERK: uklart om ny prosess bør/fortsatt skal legge til rette for videreføring av kontantprinsippet.

Sende påminnelser eller varsler​

Innen gitte intervaller kan påminnelser eller varsler sendes automatisk til studenter eller søkere som ikke ennå har betalt.

Motta melding om hvilket lærested som skal motta semesteravgift​

Dersom studenten betaler semesteravgift, så må studieadministrasjonen motta melding om hvilket lærested som mottar avgiften (og dermed implisitt vite hvilken samskipnad studentens opplysninger skal sendes til). Denne informasjonen må deretter kunne deles med alle læresteder hvor personen har studierett.

Motta betaling som skal gå via lærestedet​

Økonomi mottar betaling fra studenten til rette kontoer, og kan foreta eventuell videre distribusjon etterpå.

Oppdatere betalingsinformasjon om student​

Betalingsinformasjonen om studenter blir løpende oppdatert. Informasjon om betaling av semesteravgift og egenbetaling, må sendes til studieadministrasjonen, som trenger å vite om studenten har betalt disse avgiftene eller ikke.

Overføre betaling til mottagere​

Betaling overføres til aktuelle mottageres konto fortløpende og så snart som mulig. Etter overføring og bokføring, er prosessen sluttført for økonomi sin del, med mindre det blir avviksoppfølging i form av refusjonssaker eller lignende. (Beskrives ikke her, ansees som subprosess i regnskap/økonomi)

Behov for å følge opp ikke-betalte avgifter? (gateway)​

Dersom en student ikke betaler ulike avgifter, så kan lærestedets økonomiavdeling følge opp dette på ulike måter:

  • avskrive krav som ikke er betalt (subprosess regnskap/økonomi)
  • lage inkassokrav (subprosess regnskap/økonomi)

Studieadministrasjon mottar melding om betaling som påvirker utdanningsløpet​

Så snart en innbetaling av semesteravgift eller egenbetaling kommer, eller det er klart at en student ikke betaler, må studieadministrasjonen ha melding om dette. Dersom det er snakk om semesteravgift, så må studieadministrasjonen også vite hvilke samskipnad som har mottatt semesteravgiften, og om studenten har samtykket til å dele opplysninger videre til aktuell samskipnad, siden samskipnaden må vite om nye og oppdaterte kundeforhold.

Registrere betalingsopplysninger for student​

De betalte utdanningsrelevante avgiftene blir registrert på studenten fortløpende, slik at korrekt videre behandling kan følge og studenten raskt får tilgang til å dele sine betalingsdata.

Dele betalingsopplysninger som gjelder student og utdanningsløp​

I tillegg til å brukes i interne prosesser som gjelder tildeling og vedlikehold av studierett, har en rekke eksterne organisasjoner interesse av at en student har betalt studieavgift e.l. får tilgang til dette. Eksempel på slike institusjoner er:

  • Relevante samskipnader
  • Lånekassen
  • DBH/SSB

Student​

Motta betalingskrav​

Studenten mottar melding om at hen har avgifter som skal eller kan betales. Studenten får en oversikt over hvilke avgifter som kan betales, beløp pr avgift og forfallsdato.

Er studenten tilknyttet flere studiesteder og skal studenten betale semesteravgift? (gateway)​

I noen tilfeller skal studenten ikke betale semesteravgift. Avgiften kan allerede være betalt, eller er på annen måte fritatt. Men hver gang en student skal betale semesteravgift, så kommer noen vurderinger med i bildet.

Velge lærested som krever inn (proxy mottak) semesteravgiften​

Dersom studenten har flere studieretter ved læresteder som igjen er tilknyttet flere samskipnader velger studenten det lærestedet som skal motta semesteravgiften. I utgangspunktet skal studenter betale til den samskipnaden som lærestedet hen skal ta flest studiepoeng ved er tilknyttet. Unntaket er dersom studenten går på fjernstudier. Da har studenten lov å velge samskipnaden nærmest hjemstedet, og må da kunne velge et lærested tilknyttet denne samskipnaden som innkrever av avgiften.

Velge hva som skal betales​

Studenten kan ha flere avgifter som ligger klare til å bli betalt, men trenger ikke nødvendigvis å betale alle samtidig. Noen avgifter kan også være frivillig å betale (frivillige bidrag). Studenten velger hvilke avgifter hen vil betale for nå. Mrk: diskusjon i gruppen om hvorvidt valg byr på fleksibiltet eller forvirring for studenter.

Gå til betaling​

Studenten går over til betaling i tilgjengelig betalingsløsning.

Betalingsløsning​

Her er prosessen skjult for oss, men studenten skal kunne:

  • velge betalingsmetode
  • utføre betaling gjennom valgt betalingsmetode

Hvis student ikke betaler >> motta påminnelse og varsel​

Studenten mottar påminnelser og varsler om betaling innen gitte intervaller. Det er viktig at det er tydelig for studenten hva som er konsekvenser ved å ikke betale ulike avgifter. Hovedskillet går mellom avgifter som påvirker studierett og utdanningsløp (semesteravgift og egenbetaling), tap av andre rettigheter (Kopinor, utskriftsavgifter etc), og der betaling er helt frivillig (frivillige bidrag).

Bekreftelse på betaling​

Når betalingen er mottatt får studenten umiddelbart en bekreftelse på hvilke avgifter hen har betalt.

Kan bevise betaling​

Så snart betaling er registrert hos Studieadministrasjoen, så skal studenten kunne bevise at hen har betalt semesteravgift, og eventuelt studieavgift eller eksamensavgift, til ulike aktører som studenten selv velger å dele disse dataene med. Dette vil også være synlig i studentbevisappen og relevant for å kunne få tilgang til tjenester fra studentsamskipnad eller andre som tilbyr tjenester til studenter. Mrk: skille ut som eget betalingsbevis?

Avvikshåndtering​

søke refusjon (egen prosess) - må i så fall ha info om noen ikke betaler avgifter som påvirker studieløpet.

Kjente problemer i dagens prosess​

Generelt​

  • Dårlig dataflyt mellom aktører, og oppdateringer om betalingsstatus går sakte mellom systemer

For studenter eller søkere​

  • vanskelig å betale fra utlandet
  • lite tydelige påminnelser og varsler om betaling
  • tungvindt å måtte generere faktura og så legge over infoen i banken, framfor moderne betalingsløsning
  • studenter får opprettet feil betalingskrav, lite tydelig skille mellom hva man egentlig betaler for når ulike avgifter grupperes sammen
  • høy risiko for feilbetaling (taste feil sum og utelatelser)
  • uklart hvor frivillig det frivillige bidraget er
  • det er uklart for studenter hva som må betales til hvilken tid og hvilke konsekvenser det har for dem å ikke betale ulike avgifter (feks frivillige bidrag behandles hos mange som refusjonssaker), vanskelig å se hvor i prosessen ulike betalinger er; feks usikre på om betaling er gått igjennom fordi det tar inntil tre dager før betalingen blir registrert i FS.

Vi noterer i tillegg ett behov for at studenter i enkelte tilfeller kan be andre betale for dem. Det er en forskjell hvor det foreligger hel eller delvis ekstern finansiering av et utdanningstilbud (feks der etater som UDIR eller en arbeidsgiver betaler for studenter) utdanningstilbud som gis på oppdrag, og der studenter ber om at noen andre betaler studie- eller eksamensavgift for dem. Ikke førsteprioritet å få til løsning på dette (kan løses av student/søker selv og den som betaler på ulike måter)???

For lærestedene​

  • mangler automatiske varsler og påminnelser til student
  • betaling til ulike samskipnader håndteres som enkeltstående avvikssaker, omfanget av studenter med tilknytning til flere læresteder og flere samskipnader er økende
  • I noen tilfeller ønskelig å få søkere til å betale studieavgift før de får tildelt studierett - typisk for søkere fra utenfor EU/EØS/Sveits som er pålagt å betale studieavgift, og for søkere til endel etter og videreutdanningstilbud, hvor det er konkurranse om plassene. I dag er mange læresteder avhengige av at søkere får tildelt studierett først og får inndratt denne i ettertid.
  • Det krever mye manuell oppfølging av å håndtere feilbetalinger osv.
  • Studentene kan enkelt utelate betaling av Kopinoravgiften når de legger inn fakturabetaling manuelt.
  • Studenter som ikke ønsker å gi frivillige bidrag til hjelpeorganisasjoner, må be om refusjon (avvikssak)

For eksterne mottagere av avgifter og kundeinfo​

Felles problemstillinger for interessenter som Lånekassen, kollektivselskaper og andre som er interessert i å kunne tilby tjenester til studenter. Lånekassen og Samskipnadene er i en særstilling sammenlignet med kommersielle aktører.

  • mangler automatiske oppdateringer til feks lånekassen og samskipnaden dersom betalinger eller mangler på betalinger påvirker eventuelle kundeforhold hos dem

  • Problemer for Samskipnadene:

    • Studenter kan tilhøre flere studiesteder og også flere samskibnader - mangler entydig studentID
    • Betalingsprosessen tar for lang tid i dag. Trenger ferske og løpende meldinger om hvilke studenter som har betalt.
    • Mangler kontaktinfo til studenter for å kunne ha en aktiv kunderelasjon til dem som tjenestetilbyder
    • Ønske om å sette første betalingsfrist relativ til når man takker ja til studieplass (jfr ønske om studieavgiftsbetaling før tildeling av studierett?)
    • Mange institusjoner mangler info om at de deler studentdata med samskibnadene i sine personvernerklæringer.

  • Samskipnadene ønsker også:

    • tilgang til hvem som har betalt semesteravgift (eller har fritak og allikevel skal ha tilgang til deres tjenester). Ikke noe ønske om å ta over innkrevingsprosessen, men ønske om standardisert prosess og dataformat på tvers, også av om man har FS eller ikke.
    • løpende oppdatering på hvem som er og ikke lenger har betalt og har studierett (dvs er student) i hht lov/forskrift om studentsamskibnader
    • at studenter kan samtykke til å dele kontaktinfo med samskibnaden for å motta tjenester og tilbud

Merknad​

Husk skillet mellom ulike avgiftstyper!

Relaterte prosesser​

API-dokumentasjon​

  • lenke til API-dokumentasjon